Isikuandmete kaitsega seotud dokumentatsioon. 1. osa

7. mai 2021 Merit Valgjärv Tallinna linna andmekaitsespetsialist - Kommenteeri artiklit
Merit Valgjärv.

Praegu on distantstunnid koolielu lahutamatu osa ning kooli andmekaitse dokumentatsioon peab seda kajastama. Kurb, kui õpetaja jätab kasutamata hea võimaluse oma tööd tõhustada, sest ei ole kindel, kas selline andmetöötlus on lubatud või mitte.

Võib tunduda, et praegu, pea kolm pärast isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) jõustumist on kohatu rääkida andmekaitse dokumentatsioonist – see on ju kõigil ammu olemas. Samas ei ole need sellised dokumendid, mis oleksid kord tehtud ja seejärel unustatud. Kiirelt muutuvas ühiskonnas peab ka dokumentatsioon olema ajakohane, nt 2019. a ei toimunud üldjuhul distantstunde, keegi ei kasutanud rakendusi või e-õppekeskkondi praeguses mahus – pigem oli see lisavõimalus. Praegu on see koolielu lahutamatu osa ning kooli andmekaitsealane dokumentatsioon peab seda kajastama.

Igasuguse dokumentatsiooni loomine ja ajakohasena hoidmine eeldab tööd ja analüüsi. Selle edenemiseks tasub mõtestada, mis kasu sellest on. Kuidas muudab dokumendi loomine elu paremaks või kergemaks?

Mis on isikuandmed?

Praegu on isikuandmete kaitse õigusraamistik koolidele järgmine: haridusasutuste igapäevast andmetöötlust reguleerivad isikuandmete kaitse üldmäärus ja siseriiklikud haridustegevust reguleerivad õigusaktid, eelkõige põhikooli- ja gümnaasiumiseadus. Isikuandmete kaitse seadusest rakenduvad haridusasutustele §-d 1–11, samuti seaduse lõpuosa.

Millisel õiguslikul alusel isikuandmeid töödeldakse? Isikuandmete töötlemise alla käib kõik, mida nendega tehakse: vaatamine, salvestamine, säilitamine, edastamine telefoni teel, arenguvestluse talletamine paberil jne. Isikuandmete töötlemisel peab alati olema õiguslik alus. Kas see on seaduses sätestatud kohustus, nõusolek, lepingu täitmine vm IKÜM-i artiklis 6 leitav. Enamasti töödeldakse isikuandmeid koolis avaliku ülesande täitmiseks – haridusteenuse osutamiseks. Samas ei saa unustada õpetajate töölepinguid, praktikantidega sõlmitavaid lepinguid, projektides osalemiseks vajalikku andmetöötlust jne.

Suur osa koole on kasutanud nõusolekut juba ammu enne IKÜM-i jõustumist juhul, kui seaduses ei ole õiguslikku alust andmete töötlemiseks, nt laste andmete avalikustamiseks. NB! Õigustatud huvi kasutamine koolis on pigem erandlik ja kui sellist andmete töötlemise alust soovitakse kasutada, tasub konsulteerida oma kooli andmekaitsespetsialistiga.

Isikuandmete töötlemine on ka andmete edastamine. Asutustega andmeid vahetades on kujunenud välja reeglid: kui andmeid soovib näiteks noorsoopolitsei või lastekaitsetöötaja, siis edastatakse need vajadusel krüpteeritult, andmete soovijalt küsitakse andmete saamise õiguslikku alust, hinnatakse seda, kui suures mahus andmeid väljastatakse jne. Tuleb endale teadvustada, et ka kõikvõimalike e-keskkondade pakkujad (Facebook, Google jt) on kolmandad isikud. Kui andmekandjate väljaviimise puhul kooli ruumidest on reeglid ehk selged, siis selle peale tihti ei tulda, et erameil, blogi, sotsiaalmeedia konto puhul on tegemist samaväärse tegevusega.

Isikuandmed on kõik andmed füüsilise isiku kohta, mille alusel on võimalik isikut otseselt või kaudselt tuvastada. Eriliigilised isikuandmed on toodud ammendava loeteluna isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 9. Koolide kontekstis võivad mõttekohti tekitada järgmised andmed.

  • Andmed, millest ilmneb rassiline või etniline päritolu, kui kooli tuleb laps teisest riigist. Näiteks rahvuse andmed on eriliigilised, aga kodakondsuse andmed nn tavalised isikuandmed.
  • Usulised või filosoofilised veendumused, kui vanem soovib oma lapse jaoks menüüd, mis vastab usulistele veendumustele – nt keelab menüüs sealiha vm. Ka Eestis on esinenud juhtumeid, kus meie jaoks tavapäraste pühade, nt jõulude või lihavõtete tähistamine ei lange kokku siin elavate teistsuguste veendumustega inimeste traditsioonidega. Loomulikult arvestame me sellega.
  • Ametühingusse kuulumine  õpetajatel on ametiühing ja kui õpetaja on selle teabe tööandjale andnud, siis töödeldakse ka neid andmeid.
  • Terviseandmed. Terviseandmeid tõlgendatakse laialt ja siia hulka kuuluvad andmed puude kohta, sh puude fakt. Tavaliselt on terviseandmete töötlemine korraldatud kooliõe kaudu ja tehakse seda vastavalt seadusele. Ei ole vaja vanema nõusolekut selleks, et kooliõde saaks oma igapäevatööd teha, v.a vaktsineerimine, millest vanemat peab teavitama ja mida ta saab keelata. Kui lapsevanem tahab kooli informeerida oma lapse diagnoosist, millega toimetulek vajab õpetaja abi – nt diabeet, astma, epilepsia vms –, saab ta selle teabe edastada vanema nõusoleku alusel.

Enamikku eriliigilisi andmeid ei ole koolil õigust nõuda, küll ga võib lapsevanem anda need ise, et teavitada kooli oma lapse vajadustest.

Sõltumata sellest, kas tegemist on eriliigiliste või nn tavaliste isikuandmetega, tuleb andmeid töödelda ja kaitsta õigusaktides sätestatud piiranguid järgides. Näiteks perekonnaelu üksikasjad, lapsendamise andmed ja majanduslik seis on tavalised isikuandmed, kuid nende avalikustamine võib inimest rohkem kahjustada kui andmed ametiühingu liikmelisuse kohta.

Andmekaitsetingimused

Andmekaitsetingimused on suunatud lapsevanemale, lapsele ja kogu avalikkusele. Selle dokumendi puhul rõhutatakse lihtsat sõnastust, arusaadavust ja lühidust. Dokument peab andma ülevaate, milliseid isikuandmeid töödeldakse ja millised on inimese õigused selle töötlemise juures.

Näiteks et oleks vähem vaidlusi lapsevanematega, kui on selgelt öeldud, et distantstunni ajal on vaja kasutada e-keskkonda olukorras, kus lapsed on saadetud koduõppele. Selleks ei ole vaja lapsevanema nõusolekut, vaid see on avaliku ülesande täitmine.

Mida peaksid andmekaitsetingimused sisaldama? Andmekaitse inspektsiooni juhendmaterjalis „Isikuandmete töötleja üldjuhend“ on loetelu andmekaitse tingimuste sisust. Soovitus on alustada sellest materjalist ja alles seejärel vaadata mõne teise kooli või asutuse kodulehel avalikustatut. Üldsõnaliselt on kõik vajalik leitav ka enamiku koolide kodulehekülgedelt. Õppetöös kasutatavate e-keskkondade või küpsiste kasutamise kirjeldus ja nõusolek nende kasutamiseks on pigem erandlik.

Kas piisab ühest dokumendist või peab neid koostama ka muude isikuandmete töötlemiste juurde, nt ühekordsed kampaaniad, uuringutes osalemine vms?

Olen märganud, et andmekaitseteemaline teavitamine ununeb, kui inimene annab andmeid vabatahtlikult. Nt uuringus osalemine, küsitlusele vastamine, rakenduse kasutuselevõtt vms andmetöötlus, mille käigus inimene edastab oma isikuandmed. Ilmselt parandaks olukorda see, kui kasvõi lingina oleks võimalik tutvuda andmetöötlustingimustega, enne kui osaletakse uuringus või edastatakse andmed e-keskkonnale (keskkonna andmetöötlustingimuste link).

Kodukord

Kodukord on dokument, milles saab kirja panna

  • kooli isikuandmete töötlemise hea tava, sh vilistlaste nimekirjade avalikustamise;
  • millistel tingimustel salvestatakse tunde (kokkulepped; eelnev teavitamine; teave, et isiklikul otstarbel tehtud salvestuste eest vastutab õpilane või vanem, mitte kool; jagamise ja säilitamise tingimused jms);
  • millal on lapsevanemal õigus tunnis osaleda (tavaliselt kokkuleppel kooli juhtkonna või õpetajaga);
  • distantstundides osalemise hea tava (pildiga, mikrofon sees ainult rääkimise ajal, taustapildi soovitamine jms);
  • põimõppe põhimõtted, kui seda kasutatakse, jms.

Mis sellest kasu on?

See aitab leevendada olukordi, kus lapsevanemad esitavad koolile nõudmisi, kuidas õpetaja peab oma tööd tegema ning milliseid õppemeetodeid ja -vahendeid kasutama. Nt kestavad vaidlused selle üle, kas teha hübriidtunde, kas vanem võib olla distantstunnis õpilase kõrval (algklasside puhul võib-olla isegi peab, sest laste digitaalne kirjaoskus on erinev ja paljud vajavad abi) jne.

Kui kooli reegleid lugedes on selge, et distantstunnid on õppetöö osa, jääb ära vaidlus selle üle, kas tunnis osalemine on kohustuslik või mitte. See ei tähenda muidugi, et kui lapse kodus on halb internetiühendus ja ta arvutipilti näidata ei saa, märgitakse ta kohe põhjuseta puudujaks. Seda ka juhul, kui ta küsimustele vastab ja ilma pildita ikka kohal on.

Lihtsam on ka muude andmetöötlusega seotud küsimuste lahendamine ja iga uus pöördumine lapsevanemalt või kooliväliselt isikult ei tekita nii palju peamurdmist. Samuti tekitavad vähem paanikat artiklid, milles kirjutatakse, et distantstunnid riivavad kodu puutumatust. Tausta hägustamine või valimine e-tunnis osaledes võimaldab oma kodu väga hästi varjata.

Samuti vähendab see andmetöötlusega seotud hirme, mis ongi tihti tingitud teadmatusest, mida võib ja mida mitte.


Kirjuta kommentaar

Õpetajate Lehel on õigus avaldada teie kirjutatud kommentaar paberväljaandes. Kommentaari pikkus ei tohi ületada 3000 tähemärki. Õpetajate Lehe kodulehe kommentaarid on modereeritavad ja avaldatakse pärast toimetamist hiljemalt kommentaari saatmisele järgneva tööpäeva hommikuks. Lehel on õigus jätta saadetud kommentaar kodulehel avaldamata. Iga kommentaari edastaja arvuti IP-aadress, sessiooni identifikaator ja kommenteerimise aeg salvestatakse andmebaasis. Õpetajate Leht ei vastuta kommentaaride sisu eest!